Vous partez en congés et vous devez configurer votre messagerie ? Vous cherchez comment rédiger un message d’absence en anglais qui soit clair et professionnel ? Vous voulez éviter les erreurs qui peuvent nuire à votre image ?
Cet article vous donne tout ce qu’il vous faut. Vous y trouverez des modèles de messages d’absence en anglais à copier-coller, adaptés à toutes les situations, pour rester professionnel même quand vous n’êtes pas au bureau.
5 Modèles de message d’absence en anglais (Prêts à l’emploi)
Pas le temps de lire ? Voici 5 exemples que vous pouvez copier directement dans votre messagerie. Changez simplement les informations entre crochets `[…]`.
Les phrases clés pour personnaliser votre message
Pour aller plus loin, vous pouvez construire votre propre message. Un bon mail d’absence se compose de quatre parties principales. Voici des options pour chacune, du plus formel au plus simple.
Ce tableau vous aide à piocher les phrases qui correspondent le mieux à votre situation.
| Étape du message | Phrase en anglais | Traduction & Contexte |
|---|---|---|
| Salutations | Thank you for your email. | Merci pour votre e-mail. (Le plus formel et poli) |
| Thank you for your message. | Merci pour votre message. (Neutre, standard) | |
| You have reached the inbox of [Your Name]. | Vous avez contacté la boîte de réception de [Votre Nom]. (Un peu plus direct) | |
| Annonce de l’absence | I am currently out of the office from [Date] to [Date]. | Je suis absent(e) du bureau du [Date] au [Date]. (Formel) |
| I am away from the office until [Date]. | Je suis absent(e) du bureau jusqu’au [Date]. (Neutre) | |
| I am OOO and will be back on [Date]. | Je suis OOO (Out Of Office) et serai de retour le [Date]. (Informel) | |
| I will have limited access to emails during this time. | J’aurai un accès limité à mes e-mails. (Optionnel, si vous consultez vos mails) | |
| Personne à contacter | For urgent matters, please contact [Name] at [email]. | Pour les sujets urgents, veuillez contacter [Nom] à [email]. (Formel) |
| If your request is urgent, you can reach out to [Name]. | Si votre demande est urgente, vous pouvez joindre [Nom]. (Neutre) | |
| For anything urgent, ping [Name]. | Pour tout ce qui est urgent, envoyez un message à [Nom]. (Informel) | |
| Formule de politesse | I will respond to your message upon my return. | Je répondrai à votre message à mon retour. (Formel) |
| I will get back to you as soon as I can. | Je vous répondrai dès que possible. (Neutre) | |
| Kind regards, | Cordialement, (Très formel) | |
| Best regards, | Cordialement, (Le plus courant et passe-partout) | |
| Thanks, | Merci, (Informel) |
Checklist : Les 5 informations indispensables à ne jamais oublier
Avant d’activer votre réponse automatique, vérifiez que votre message contient bien ces cinq éléments essentiels. C’est la garantie d’un message clair et utile pour votre interlocuteur.
- Un remerciement simple : Commencez toujours par une phrase comme « Thank you for your email ». C’est poli et direct.
- Les dates exactes d’absence ET de retour : Soyez précis. « I am out of the office until September 25th » est beaucoup plus clair que « I will be back next week ».
- Votre niveau d’accès aux emails : Indiquez si vous avez un accès limité (« limited access to emails ») ou pas d’accès du tout (« I will not be checking my emails »). Cela gère les attentes.
- Le nom et l’email du contact en cas d’urgence : C’est l’information la plus importante. Ne laissez pas la personne sans solution. Donnez le nom et l’adresse mail complète de votre collègue.
- Une formule de politesse et votre signature : Terminez proprement avec « Best regards » ou « Kind regards », suivi de votre nom.
Les 3 erreurs fréquentes à éviter pour rester professionnel
Un message d’absence mal rédigé peut donner une mauvaise image. Voici trois erreurs courantes et comment les corriger.
1. Être trop vague sur la date de retour
La pire erreur est de ne pas donner de date précise. Une phrase comme « I will be back soon » (« Je serai bientôt de retour ») est inutile. Votre contact ne sait pas s’il doit attendre un jour, une semaine ou un mois. C’est frustrant et peu professionnel. Donnez toujours une date de retour claire.
❌ À ne pas faire : « I am currently out of the office and will respond as soon as I can. »
✅ À faire : « I am out of the office and will be back on Monday, October 7th. »
2. Oublier le contact d’urgence
Ne pas proposer d’alternative pour les demandes urgentes bloque votre interlocuteur. C’est particulièrement problématique si vous partez pour une longue période. Sans contact d’urgence, un problème important pourrait rester sans solution. Pensez toujours à la personne qui a besoin d’une réponse rapide.
3. Utiliser un ton trop familier
Même si vous avez une bonne relation avec certains collègues, votre message d’absence sera envoyé à tout le monde : clients, direction, nouveaux contacts… Un ton trop familier avec des abréviations comme « cya » (see you) ou des blagues peut paraître déplacé. Mieux vaut rester sur un ton neutre et professionnel. Le modèle « Neutre et efficace » plus haut est une valeur sûre.
FAQ – Questions fréquentes sur le message d’absence en anglais
Voici les réponses aux questions les plus courantes pour rédiger votre « out of office message » sans hésiter.
Dois-je préciser la raison de mon absence (vacances, maladie) ?
Non, ce n’est absolument pas nécessaire. « I am currently out of the office » est suffisant. Vous n’avez pas à partager d’informations personnelles. Le plus important est de dire quand vous serez de retour et qui contacter en cas de besoin.
Quelle est la différence entre « Best regards » et « Kind regards » ?
Les deux formules sont polies. « Kind regards » est légèrement plus formel que « Best regards ». Vous pouvez le réserver pour un premier contact ou une personne haut placée. « Best regards » est le passe-partout parfait pour la plupart des situations professionnelles.
Comment écrire la date correctement en anglais (format US vs UK) ?
C’est un piège courant. Le format britannique est Jour/Mois/Année (25/09/2025) alors que le format américain est Mois/Jour/Année (09/25/2025). Pour éviter toute confusion, la meilleure solution est d’écrire le mois en toutes lettres. Par exemple : « I will be back on September 25, 2025« . Comme ça, il n’y a aucun doute possible.
Que signifie l’acronyme « OOO » ?
OOO signifie « Out Of Office« , ce qui se traduit littéralement par « hors du bureau ». C’est une abréviation très courante dans le monde professionnel anglophone, surtout en interne. Vous pouvez l’utiliser dans l’objet de votre mail (« Subject: OOO ») ou dans le corps du message si vous vous adressez à vos collègues.
